Un contrôle sur le parvis d'une gare, un agent qui demande « le bon de la course » pendant que le client attend sur le trottoir : pour un chauffeur VTC, c'est une scène banale. Pour l'exploitant d'une flotte, c'est un test grandeur nature de son organisation. Si un seul de vos chauffeurs ne peut pas présenter le bon document, c'est l'entreprise qui en subit les conséquences. Voici ce que les agents vérifient réellement, d'où viennent ces obligations, et comment vous assurer que chaque véhicule part équipé.
Ce que les agents contrôlent en priorité
Un contrôle VTC porte rarement sur un seul papier. Les agents (police, gendarmerie, brigades spécialisées des transports, agents habilités du ministère) cherchent surtout à vérifier trois choses :
- La course a-t-elle été réservée avant la prise en charge ? C'est le cœur de la réglementation VTC : un véhicule ne peut pas circuler ni stationner sur la voie publique en quête de clients (article L. 3120-2 du Code des transports).
- Le conducteur est-il habilité ? Carte professionnelle valide, permis de conduire.
- Le véhicule est-il en règle ? Inscription de l'exploitant, signalétique, assurance, contrôle technique.
Le tableau ci-dessous résume ce qui doit être présentable à bord, et qui en est responsable dans une flotte.
| Élément | Où / sous quelle forme | Responsable dans la flotte | |---|---|---| | Justificatif de réservation préalable | Papier ou écran (téléphone, tablette) | Exploitant (génération) + chauffeur (présentation) | | Carte professionnelle VTC | Apposée sur le pare-brise, photo visible de l'extérieur | Chauffeur | | Permis de conduire | Carte physique ou version numérique officielle | Chauffeur | | Signalétique VTC (vignette) | Pare-brise avant et arrière | Exploitant | | Certificat d'immatriculation | Dans le véhicule | Exploitant / propriétaire | | Assurance du véhicule et RC professionnelle | Contrat en cours de validité | Exploitant | | Contrôle technique annuel | À jour (mention sur la carte grise / procès-verbal) | Exploitant / propriétaire |
1. Le justificatif de réservation préalable : 7 mentions obligatoires
Depuis l'arrêté du 6 août 2025, entré en vigueur fin octobre 2025, le justificatif présenté aux agents doit comporter sept informations :
- le nom ou la dénomination sociale et les coordonnées de l'exploitant ;
- son numéro d'inscription au registre des exploitants VTC ;
- son numéro unique d'identification (SIREN) ;
- le nom et le téléphone du client ;
- la date et l'heure de la réservation ;
- la date et l'heure de prise en charge souhaitées ;
- le lieu de prise en charge indiqué par le client.
Deux détails font souvent la différence en contrôle :
- L'heure de réservation doit être antérieure à la prise en charge. Un bon créé pendant que le client monte en voiture prouve exactement l'inverse de ce qu'il devrait prouver.
- Si le téléphone du client n'apparaît pas, le conducteur doit fournir sans délai à l'agent un moyen de le joindre. Mieux vaut que l'information figure sur le bon.
Le support peut être papier ou électronique (article R. 3120-2). Dans une flotte, le plus fiable est que le bon soit généré automatiquement au moment où la course est créée, puis consultable par le chauffeur dans son application, même sans réseau. Nous détaillons le contenu et le format sur notre page bon de commande VTC.
Cas particulier : l'attente en gare ou à l'aéroport
Les services de l'État rappellent qu'un VTC peut stationner aux abords ou dans l'enceinte d'une gare ou d'un aéroport uniquement pour attendre un client ayant réservé, et pas plus d'une heure avant la prise en charge (préfecture du Nord). C'est là que les contrôles sont les plus fréquents. Pour vos transferts aéroport, planifiez l'arrivée du chauffeur en fonction de l'heure d'atterrissage réelle plutôt que de l'envoyer « en avance de sécurité » deux heures avant.
2. Les documents du conducteur
La carte professionnelle VTC. L'article R. 3120-6 du Code des transports impose qu'elle soit apposée sur le pare-brise (ou, à défaut, sur le véhicule) de façon que la photographie soit facilement visible de l'extérieur, pendant l'activité. Elle est renouvelée tous les cinq ans, avec une formation continue préalable (Service Public Entreprendre).
Le permis de conduire. Le chauffeur doit pouvoir le présenter ; la version numérique officielle est acceptée lorsqu'elle provient de l'application de l'État prévue à cet effet.
Côté flotte, le piège classique est la carte qui expire sans que personne ne s'en aperçoive, surtout avec des chauffeurs qui ont rejoint l'entreprise à des dates différentes. Notez les dates de fin de validité dès l'intégration d'un nouveau chauffeur et prévoyez un rappel au moins deux mois avant l'échéance.
3. Les éléments du véhicule et de l'exploitant
La signalétique VTC. Chaque véhicule doit porter la vignette officielle indiquant le numéro d'inscription de l'entreprise au registre : en bas à gauche du pare-brise avant (côté conducteur) et en bas à droite du pare-brise arrière. Elle doit être retirée ou occultée quand le véhicule sert à un autre usage. Plus de détails sur notre page macaron VTC.
L'inscription au registre. L'exploitant doit être inscrit au registre des VTC (REVTC) et renouveler cette inscription tous les cinq ans. C'est ce numéro qui figure sur la vignette et sur le justificatif de réservation : vérifiez qu'il est identique partout. Voir notre guide sur le registre VTC.
L'assurance. Le transport de personnes à titre onéreux impose une assurance adaptée à l'activité et une responsabilité civile professionnelle (article L. 3120-4 du Code des transports). Un contrat « usage privé » ne couvre pas une course.
Le contrôle technique annuel. Un véhicule de moins de dix places affecté au transport public particulier de personnes passe un contrôle technique au plus tard un an après sa première mise en circulation, puis tous les ans (article R. 323-24 du Code de la route ; voir Service Public). Un véhicule acheté d'occasion et affecté au VTC après sa première année doit être contrôlé avant sa mise en service.
4. Check-list « départ de service » pour vos chauffeurs
Plutôt que d'espérer que tout le monde pense à tout, donnez à chaque chauffeur une vérification de trente secondes avant sa première course :
- [ ] Carte professionnelle posée sur le pare-brise, photo visible
- [ ] Vignettes VTC présentes à l'avant et à l'arrière
- [ ] Application chauffeur ouverte, bons des courses du jour consultables (y compris hors connexion)
- [ ] Téléphone chargé, chargeur dans le véhicule
- [ ] Carte grise dans la boîte à gants
- [ ] Aucune alerte d'échéance (carte pro, contrôle technique, assurance) signalée par le bureau
5. Ce que l'exploitant doit organiser en amont
Un contrôle réussi se prépare au bureau, pas sur le trottoir :
- Un registre des échéances par chauffeur et par véhicule : fin de carte professionnelle, formation continue, contrôle technique, contrat d'assurance, leasing. Un tableur fonctionne jusqu'à quelques véhicules ; au-delà, les oublis deviennent statistiques.
- Aucune course sans bon : interdisez la prise de commande « au téléphone, je te l'envoie après ». Toute course doit être saisie avant le départ du chauffeur, avec l'heure de réservation horodatée.
- Un numéro joignable pendant le service : si un agent souhaite vérifier une réservation, quelqu'un doit pouvoir répondre.
- Une procédure après contrôle : le chauffeur signale le contrôle (lieu, heure, résultat) pour que vous gardiez une trace et corrigiez un éventuel manque.
C'est précisément ce que permet un outil de gestion de flotte VTC : chaque course créée au dispatch génère son bon horodaté, envoyé dans l'application du chauffeur, et les documents de l'équipe restent centralisés au même endroit.
Erreurs fréquentes relevées lors des contrôles
- Bon incomplet : modèle ancien sans numéro d'inscription au registre ni SIREN (deux mentions exigées depuis l'arrêté de 2025).
- Réservation créée après la prise en charge : horodatage incohérent, souvent pour une course « arrangée » sur place.
- Vignette d'un autre véhicule ou d'un ancien numéro après un changement de véhicule ou de structure juridique.
- Carte professionnelle rangée dans le portefeuille au lieu d'être apposée.
- Chauffeur qui attend deux heures à l'aéroport « pour être sûr d'être là » : au-delà d'une heure avant la prise en charge, ce n'est plus permis.
FAQ
Le bon de réservation peut-il être uniquement sur téléphone ?
Oui. L'article R. 3120-2 du Code des transports autorise un support papier ou électronique. Assurez-vous seulement qu'il reste consultable si le réseau est faible (parking souterrain d'aéroport, par exemple).
La destination doit-elle figurer sur le justificatif ?
Non, l'arrêté du 6 août 2025 exige le lieu de prise en charge, pas la destination. Rien n'interdit de l'ajouter, ni d'ajouter le prix ou le nom du chauffeur.
Qui est responsable si un chauffeur salarié n'a pas de bon ?
Le chauffeur doit présenter le justificatif, mais c'est l'exploitant qui organise la prise de commande et l'émission des bons. Un défaut répété révèle souvent un problème de processus côté bureau, d'où l'intérêt de générer le bon automatiquement à la création de la course.
Que faire après un contrôle qui s'est mal passé ?
Récupérez auprès du chauffeur le document remis par l'agent, identifiez le manquement (document absent, bon incomplet, échéance dépassée) et corrigez la cause pour toute la flotte, pas seulement pour ce chauffeur. En cas de procès-verbal, rapprochez-vous d'un conseil juridique pour connaître vos voies de recours.
